Øget effektivisering i projektportefølje er et krav, som mange organisationer står over for, herunder udviklings-og projektorganisationer. Så spørgsmålet bliver hurtigt, hvordan denne effektivitet kan illustreres?

Spørgsmålet rejser sig især i øjeblikket i forbindelse med strategisk sourcing til såvel lokale it-og driftsleverandører som til offshore etablering og samarbejder.

I nedenstående afsnit vil jeg kort redegøre for tre forskellige tilgange, du med fordel kan vælge at anlægge, når det kommer til at kvantificere leverancerne fra din projektorganisation. Kvantificeret effektivitet i projektporteføljen-for samme eller færre økonomiske midler

Tilgange til kvantificering af projektporteføljen

Grundlæggende set er der tre tilgange du kan vælge:

• Den ”klassiske” tilgang
• Den funktionalistiske tilgang; ugebladstesten
• Den subjektive vurdering baseret på en fremtidsversion

Dit valg af tilgang bør ske ud fra modenheden i organisationen samt tilgangen/muligheden for at fremskaffe de nødvendige data på en kosteffektiv måde.

Download Whitepaper

Den klassiske tilgang

Den klassiske tilgang baserer sig på at etablere ét benchmarktal for projektorganisationens effektivitet. Dette opnås igennem kvantificering af projektorganisationens budget kontra leverancekraft, ud fra de seneste leverede projekter og ved brug af simple projektkarakteristika

Baseret på virksomhedsspecifikke karakteristika grupperes projektporteføljen indenfor forskellige kategorier af projekter, eksempelvis:

• A projekter –store projekter
• B Projekter –mellem projekter
• C Projekter –mindre projekter

Typiske karakteristika, der driver grupperingen, vil være områder som økonomi, tid, risikoeksponering og synlighed.

Næste skridt er tildelingen af point til hver projektkategori, i nedenstående eksempel er A, B og C projekterne tildelt henholdsvis 3, 2 og 1 point. Derefter multipliceres antallet af projekter indenfor hver projektkategori med de respektive point og slutligt summeres det hele til en faktor for det samlede ”projektar-rangement”.

Se nedenstående eksempel ved at downloade whitepaper.

Fordelen ved denne tilgang er simplificeringen bag beregningen samt ikke mindst, at det kommunikativt er let at formidle,
da hovedparten af virksomheder har valgt en form for projektgruppering. Projektgruppering er således ofte let tilgængelig,  og dermed bliver det ikke en administrativ byrde at fremskaffe det nødvendige datagrundlag til beregningen.

Risikoen derimod er, at resultatet er et skønmaleri af det faktiske projektarrangement for året, og for at imødegå denne faldgrube, er næste skridt at tilføje en ekstra dimension – virksomhedens projektmodel.