Hvad gør man når kommunen vil spare? Det er ikke let at være økonomiansvarlig, når budgettet er presset.

Forestil dig, at du er økonomiansvarlig i en kommune. Det er august måned, og der mangler allerede 100 mio. på næste års budget. For at undgå at bruge grønthøstermetoden, efterspørger kommunalbestyrelsen konkrete sparemuligheder på eksisterende processer, der ikke rammer servicen. Ind flyver en budgetvejledning/rapport fra fx KL, Finansministeriet, KOMBIT eller andre, som tilbyder en attraktiv business case ifm. et nyt digitaliseringsinitiativ. Planen er, at de ønsker at lægge de penge ind i sparekataloget og således høste pengene på budgettet forlods.

Det kan også være den rigtige strategi. Gennem 10’erne har danske kommuner nemlig bevist, at de med stram budgetstyring kan skabe gode resultater. I vores gevinstundersøgelse peger mange kommunale topchefer da også på, at metoden med forlodsbesparelser både kan og skal anvendes. Andre byder imidlertid ind med både tvivl og nye perspektiver. Særligt 2 indvendiger går igen i undersøgelsen:

Effektiviseringsgevinsten er for lille

Den første indvending går på, at det simpelthen ikke er her, de store besparelser skal hentes. Metoden er nemlig bedst egnet til lineære besparelser. Lineære besparelser er dem, hvor vi kan beregne en effektivisering på noget, vi allerede gør. Vi gør altså det samme, vi gør det bare lidt smartere – fx ved at automatisere en eksisterende proces via fx softwarerobotter eller digitalisering. Her er effektiviseringsgevinsten eller besparelserne dog sjældent store nok til at dække store huller i budgettet. 

Hvis den kommunale sektor for alvor skal rykke sig, skal der ifølge nogle af topcheferne ske ændringer i det, de gør. De skal til at gøre noget helt nyt. Problemet er, at effekten af dette nye er svær at kalkulere. Kommunerne bevæger sig over i et område med høje gevinstmuligheder, men også lav forudsigelighed og store risici. Derfor er flere af topcheferne begyndt at arbejde med investeringsprogrammer over flere år uden at være specifikke på metoder og indhold.  Programmerne lover gevinster på service, kvalitet og økonomi, men er åbne over for de konkrete metoder, og de konkrete digitaliseringsinitiativer.

Der er mere end penge på spil

Den anden indvending gå på spørgsmål om troværdighed og motivation. Hvis en organisation bliver trukket på et budget med henvisning til et digitaliseringsprojekt, og derefter oplever, at softwaren er forsinket, ikke kan levere den nødvendige funktionalitet eller performance og der ikke sættes tid af til forandringer, så mister de tilliden til den topledelse, der har taget beslutningen. Det optager også topcheferne og det optager ikke mindst cheferne i midten. Det er dem, der har bøvlet og de utilfredse medarbejdere tæt på sig. I sidste ende kan det gå ud over organisationskulturen og ende med at gøre større skade end gavn på effektiviseringen. 

Du kan læse meget mere i Peaks gevinstrealiseringsundersøgelse, hvor vi opsummerer en interviewundersøgelse blandt direktører og chefer i kommunerne om gevinstrealisering.