Hvad gør du, når omrokeringer, kriser og lockdowns tvinger dit projekt til en tidlig nedlukning?

Som projektleder skal du være forberedt på lidt af hvert. Også at prioriteringer skifter, tidsplaner ændres eller at dit projekt indstilles næsten overnight. Det oplevede jeg sidste sommer, da jeg i kølvandet på Corona fik besked om at lukke et projekt ned på 6 dage. Baseret på de erfaringer, det gav mig, får du her et bud på, hvordan projektnedlukning kan eksekveres.     

Nogle gange skal det gå stærkt

Forestil dig, at du i godt 16 måneder har stået i spidsen for et it-udviklingsprojekt for en kunde. Projektet har 2 måneder tidligere fået godkendt investeringsbeslutningen og er nu blot et par uger fra at offentliggøre et udbud. Men med kort varsel bliver det besluttet at sætte en række projekter (herunder dit) på pause og foretage en re-prioritering af projektporteføljen. Det giver dig ca. en uge til at lukke hele projektet ned, med alt hvad det indebærer af aflysninger, stakeholder-involvering og arkivering af alt dokumentation. Nå ja, og så har du også lige en ufravigelig sommerhustur med familien, der blokerer hele weekenden. Med andre ord: Du har travlt!

Husk at prioritere

Med noget nær 100 opgaver og kun 6 dage til at udføre dem i, er det nødvendigt at prioritere. Og det er ikke ligegyldigt, hvad du prioriterer i en projektnedlukning. Alt afhængig af, om du potentielt skal tilbage til projektet senere, eller måske aldrig skal arbejde med det igen, er der en række ting, du skal overveje. For mit vedkommende var det vigtigste:

• At sikre at projektdeltagerne fik et ordentligt afrundingsforløb, så de forstod beslutningen og var motiverede til at deltage igen, hvis projektet senere skulle blive genoptaget
• At sikre høj kvalitet i overleveringen og dokumentationen, så det var nemt at danne sig et overblik over projektets indhold og status for de ledere, der skulle foretage re-prioriteringen
• At jeg selv agerede professionelt, selvom det var underligt at skulle afslutte et projekt, som jeg havde været glad for, med så kort varsel.

Nedlukning på under 50 timer

Først og fremmest: En projektnedlukning er udfordrende. Så hvis du nogensinde befinder dig i en lignende situation, kan mit forløb måske fungere som et pejlemærke for dig – både når det kommer til opgaver, men også det samlede tidsforbrug.

Så hvad har jeg lært?

Det kan lyde banalt, men først og fremmest handler det om at være forberedt på, at en hurtig lukning af projektet kan ske til enhver tid. Anden læring – især i offentlige projekter – handler om aldrig at komme for langt bagud med at opdatere og arkivere projektdokumentationen. Jeg var udfordret af, at projektassistenten var gået på ferie, så jeg selv måtte stå for en del arkivering. Det var kun muligt, fordi vi ret tæt forinden havde passeret en gate, så projektdokumentationen var fuldt opdateret og arkiveret de rigtige steder.

Tredje og måske vigtigste læring er, at det er ok at blive berørt af, at man skal afslutte et projekt, man har været glad for, men at det sagtens kan gøres på en professionel måde.