Peak logo mørk

DK

NO

Artikel

Projekteffektivitet øges gennem projektmodenhed, ledelse og organisering

Print Friendly, PDF & Email

Projektmodenhed og projekteffektivitet i fokus

I Peak Consulting Group oplever vi en øget efterspørgsel på tværs af offentlige og private kunder et øget fokus på at øge projekteffektiviteten gennem risikostyring, kompetenceudvikling af bl.a. projektledere, organisering af projektstyringen og optimering af processer.

Men hvilke tiltag kan gennemføres for at øge projekteffektiviteten og hvad er effektivitet i relation til projekter. Det vil vi give et bud på i det følgende.

Hvad er effektivitet?
  1. Lykkes projekter med de aftalte projektmål?
  2. Er det de rigtige projekter, organisationen gennemfører, på ethvert givent tidspunkt?
  3. Forankres forandringerne reelt i organisationen, for herigennem at realisere de forventede gevinster?

I det følgende vil modellens fire elementer blive gennemgået mere uddybende.

Struktureret erfaringsopsamling

Fastholdelse og løbende forbedring af projekteffektiviteten kræver, at der er en struktureret erfaringsopsamling og projektmodenhed. Det er væsentligt, at erfaringerne indarbejdes direkte i de anvendte processer, metoder og værktøjer, da det er de færreste der læser de mange lessons learned dokumenter, der med tiden udarbejdes.

Modenhed øger effektiviteten

Udgangspunktet for effektivitet i projekter er, at organisationen har en høj modenhed i projektledelse.

Lidt firkantet sagt, handler modenhed om at sikre at organisationen ved hvorfor et projekt lykkes og dermed kan gentage fremgangsmåden for projektgennemførslen og lære af årsagerne til, at projekter fejler.

Modenhed i projektledelse kan bl.a. opnås ved anvendelse af standard projektmodeller, projektstyringsmodeller og leverancemodeller.

Standardmodeller inden for projektledelse findes f.eks. i PRINCE2®. Høj projektmodenhed giver, ifg. PMI, op til 50% øget effektivitet på projektomkostninger og gennemførselstid.

Lederadfærd øger effektiviteten

Effektiv projektgennemførsel kræver mere end projektmodenhed. Det kræver en anderledes adfærd hos projektledere end man normalt ser i dag. Kort fortalt handler det om ledelse. For det første skal projektledere tage ejerskab af deres projekter. Det vil føre til en mere effektiv beslutningsproces og generelt til større handlekraft i styringen af projekter.

Dette føre videre til behovet for, at projektledere ser sig selv som ledere og reelt leder projektdeltagerne.En virksomhed uden ledelse kommer ikke ud af stede, det samme sker for ledelsesløse projekter, som ofte bliver ineffektive på alle måder.

For det tredje skal projekter styres ud fra et målregime, idet det bl.a. giver en fælles forståelse for formålet med projektet, projektets leverancestrategi og samtidigt giver det mulighed for at flytte beslutninger ud til den enkelte projektdeltager.

Dvs. alle kan tage beslutninger, idet de kan se om de føre hen til eller væk fra målene. Sidst skal projektledere udvise vidsyn. De skal se ud over projektets grænser for at kunne reagere på ændringer i projektejerens omgivelser. Ellers ender projektet enten med mange ændringsønsker eller med at dets leverance ikke understøtter projektejerens forretning

Organisationens ansvar for effektivitet

Mange organisationer understøtter ikke projekter. De er i deres organisering og ageren bygget til at understøtte linjen.

Det skal ændres, såfremt der skal ske en effektivisering af projektgennemførselen og generelt i “projektorganisationen”. I det følgende behandles projektporteføljeledelse, projektkontoret, medledelse, projektlederen som leder og gevinstrealisering.

Projektporteføljeledelse

Et af de væsentligste bidrag fra organisationen til effektiviteten er at sikre, at den til enhver tid gennemfører de rigtige projekter.

Med ’rigtig’ tænkes der på de rigtige projekter for organisationen. Til dette formål kan indføres projekt-porteføljeledelse (PPL).

PPL fokuserer på, om det enkelte projekt er relevant og om det stadigt kan opfylde business casen. Er det ikke tilfældet stoppes projektet.

Tilsvarende skal PPL sikrer, at kun relevante projekter med en troværdig business case startes.

PPL sikre dermed bl.a. en optimal ressourceudnyttelse. Iflg. en præsentation fra økonomistyrelsen oplever organisationer en øget ROI på mellem 5 og 25 % ved indførelsen af PPL.

Projektkontoret støtter effektivitet i styringen

Det er dårlig udnyttelse af projektlederes tid at sætte dem til alle styringsmæssige og administrative aktiviteter.

De skal som nævnt lede deres projekt og ikke mindst interagere med projektets interessenter, for at opnå en effektiv projektgennemførsel og målopfyldelse.

De styringsmæssige og administrative aktiviteter kan overlades til et projektkontor (PMO), som også kan sikre ensartet projektstyring via valgte standarder.

Iflg. en undersøgelse fra Cranfield University anvender 30% flere organisationer med et PMO projektledelsesmetoder, 30% flere anvender en udviklingsmodel og 10% flere har fokus på gevinstrealisering.

Styregruppen skal være medansvarlig

Det er kendt at effektivitet i projektet er afhængig af en beslutningsdygtig styregruppe, der ’på stedet’ kan træffe beslutninger, således at projektet ikke kommer i en venteposition; men lige så vigtigt er det, at styregruppen udøver medledelse af projektet.

Styregruppen skal stadigt udfordre projektlederen, men det er vigtigt at den tager et aktivt medansvar for at projektet lykkes og undlader at klantre projektet og projektleden, hvis der opstår udfordringer.

Linjeledelsen og andre, der afgiver ressourcer til projekter, skal også udøve medledelse. De skal sikre, at projektarbejde indgår i medarbejdernes anciennitet og karriereudvikling.

Giv projektlederne ledelseskompetence og projektmodenhed

Det er vigtigt at organisationen giver projektledere ledelseskompetence.

Ingen kan være effektiv i deres ledelse, når ansvar og kompetence ikke følges ad.

F.eks. skal projektledere have ret til at fyre en medarbejder ud af deres projekt, have formelle rettigheder(magt) ifm. medarbejderpleje, beslutningstagen m.m.

Gevinstrealisering og performancemålinger

Topledelsens skal sikrer, at gevinstrealisering faktisk opnås. Det er kompliceret, da det kan være svært at måle den direkte sammenhæng mellem et projekt og den forventede gevinst.

Ud over målinger, er det anbefalelsesværdigt at koble gevinstrealisering til performancemålinger. F.eks. hvis en projektejer har lovet en bestemt gevinst ifm. anbefalingen af sit projekt, så indgår gevinsten i hans performancemåling.

Forandringer skal forankres

Når projekter her sikret ar forretningen har opnået færdighederne i anvendelse af leverancerne, er det vigtigt, at forretningen sikrer at færdighederne udnyttes til realisering af den forventede gevinst.

Det kræver, at der sker en forankring af den forandring, som projekter er sat i værk for at understøtte. ”Dårlig” effektivitet er ofte et resultat af manglende forankring, manglende forandringsmodel samt manglende integration af modeller for projektledelse og forandringsledelse.

Organisationen skal understøtte forandringsprocessen bl.a. gennem projektmodenhed og integration af forandringsledelse med organisationens styreform og processer.

Sikrer, at gevinstrealisering faktisk opnås. Det er kompliceret, da det kan være svært at måle den direkte sammenhæng mellem et projekt og den forventede gevinst

Du er velkommen til at kontakte os

info@peakconsulting.dk | Tlf: 3526 2880

Din tilmelding er registreret

Tak for din tilmelding, der nu er modtaget. Der er en bekræftelse på vej til din indbakke. 

Hvis du har problemer eller spørgsmål til tilmelding, så skriv til ms@peakconsulting.dk

Tilmelding til SAFe Forum 12. oktober 2022

Udfyld formularen og tilmeld dig SAFe forum 12. oktober 2022

Ved tilmelding accepterer du vores persondatapolitik og handelsbetingelser

Tilmelding til: Morgenseminar om den agile stat

Udfyld formularen og tilmeld dig seminaret. Ved tilmelding accepterer du vores persondatapolitik og handelsbetingelser

Bemærk: Vi forbeholder os retten til at afvise din tilmelding, hvis vi vurderer, at din profil ikke matcher målgruppen for seminaret. 

Hvis du har problemer eller spørgsmål til tilmelding, så skriv til ms@peakconsulting.dk

Tilmelding til SAFe Forum 16. marts 2022

Udfyld formularen og tilmeld dig SAFe forum 16. marts 2022

Ved tilmelding accepterer du vores persondatapolitik og handelsbetingelser

Tilmelding til Årets projektdag 19. maj 2022

Bemærk: Konferencen er udsolgt, men du kan skrive dig på venteliste og få besked, hvis der er afbud. 

Ved tilmelding accepterer du vores persondatapolitik og handelsbetingelser

Hvis du har problemer eller spørgsmål til tilmelding, så skriv til ms@peakconsulting.dk